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Funciones del SIGA-UD
- Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia, se lleven a cabo de una manera técnica.
- Orientar los procesos de recepción, envío y distribución de la correspondencia.
- Dirigir los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central.
- Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión con el fin de que la producción, administración y archivo de la documentación, se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la dependencia.
- Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia.
- Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos.
- Hacer el monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares.
- Velar porque las transferencias de documentación con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo con las normatividad y protocolos correspondientes.
- Mantener actualizados: el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental.
- Elaborar y mantener actualizados los manuales y procedimientos para la gestión documental, el archivo y la correspondencia.
- Elaborar los instrumentos de control necesarios.
- Citar el Comité de Archivos de la Universidad y hacer la Secretaria Técnica.
- Gestionar los recursos presupuestales requeridos para el óptimo funcionamiento de la unidad de archivo y correspondencia.
- Coordinar el personal bajo su dirección.
- Coordinar con las dependencias responsables del Sistema Integrado de Gestión y los órganos internos de control.